Sie benötigen Hilfe und Unterstützung rund um das Thema Büromanagement?
Dann sind Sie bei mir an der richtigen Adresse….
Mein Name ist Dianna Kees – herzlich Willkommen auf meiner Seite!
Ich biete Ihnen hier auf diesem Wege meine Tätigkeit als „virtuelle Assistentin“ an.
Durch mehrjährige Berufserfahrung als erfahrene Assistentin der Geschäftsleitung, Ausbilderin und meinem Studium zur Wirtschaftsfachwirtin habe ich mir ein umfassendes Wissen im Bereich der Geschäftsführung und dem Büromanagements aneignen dürfen.
Gerne unterstütze ich Sie bei der Mitwirkung und der Organisationsoptimierung Ihres Unternehmens, bei der Projektorganisation sowie bei der Planung und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Auswertungen, dem Erstellen von Berichten, Statistiken und Präsentationen oder aber auch bezüglich Kundenkorrespondenz – schriftlich, mündlich oder per E-Mail.
Die virtuelle Assistenz ist sehr breit gefächert und nach Rücksprache stelle ich mich auf die jeweiligen Bedürfnisse meiner Geschäftspartner ein.
Hierbei ist es mir sehr wichtig, verbunden mit den Unternehmenszielen, auf die entsprechenden Anliegen jedes Einzelnen einzugehen und ich bin stets bestrebt eine gute, effektive und schnelle Lösung für alle Beteiligten zu finden. Sorgfältigkeit, Zuverlässigkeit, analytisch, zielorientiertes und strategisches Denken ist für mich eine Selbstverständlichkeit.
Damit es Ihnen nicht so geht:
Kennen Sie das?
Die tägliche Büroarbeit wird Ihnen zu viel und Sie haben keine Zeit mehr sich um die wesentliche Dinge Ihres Kerngeschäftes zu kümmern?
Dann delegieren Sie einfach Aufgaben und gewinnen Sie dadurch Zeit um sich um andere Projekte zu kümmern.
Ich biete Ihnen folgende Tätigkeiten an:
Büromanagement
- Termine planen und verwalten
- Reisen, Events, Meetings organisieren
- Büroservices übernehmen
- Recherchen durchführen
- Texte transkribieren
- Text-Lektorat und gegenlesen
- Assistenz der Geschäftsleitung
Back-Office
- Korrespondenz
- Formatierung bearbeiten
- Datenerfassung erledigen
- Datenverarbeitung übernehmen
- Dokumente erstellen
- Online Shop betreuen
- FiBu vorbereiten
- Buchhaltung, incl. Kontierung und Buchung
- Angebote und Rechnungen schreiben
Front-Desk
- Telefonannahme und -beratung übernehmen
- LiveChat beaufsichtigen
- Support-Forum betreuen
Marketing
- Social Media Profile betreuen
- E-Mail Kommunikation und Sales E-Mails verschicken
- Online Werbung schalten und auswerten
- Newsletter aufsetzen
- SEO Maßnahmen umsetzen
- Präsentationen vorbereiten
- Texte und Blog-Artikel erstellen
- Businessplan aufsetzen
Vertrieb
- TeleSales unterstützen
- Akquise
- Innendienst Aufgaben abnehmen
- Vertriebsaufgaben erledigen
- Vertriebsstruktur regeln
- Einstellung von Artikeln in versch. Verkaufsplattformen (z.B. Amazon)
Design
- Bilder und Grafiken bearbeiten
Welche Vorteile haben Sie an der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz, bzw. welchen Nutzen haben Sie davon?
Mehr Zeit und Freiraum für wesentliche Dinge
Durch die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz haben Sie mehr Zeit sich um das Kerngeschäft Ihres Unternehmens zu kümmern und sich somit auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die täglichen wiederkehrenden und routinemäßigen Arbeiten werden von Ihnen weiter delegiert und schaffen für Sie somit eine Entlastung. Die verschiedenen Kompetenzfelder können gezielter eingesetzt und verteilt werden durch die Abnahme dieser meist „lästigen Arbeiten“. Die gewonnene Zeit können Sie dazu nutzen um Ihr Unternehmen weiter zu entwickeln und auch mal die Möglichkeit Zeit für die Familie oder für die Freizeit zu finden.
Flexibilität und Transparenz
Der Einsatz einer virtuellen Assistenz kann für einen kürzeren Zeitraum (bei beispielsweise Personalengpässen) oder langfristigen Zeitraum erfolgen. Es erfolgen keine festen Personalkosten, da nur die tatsächliche und produktive Arbeitszeit zu dem vereinbarten Stundensatz berechnet wird. Es entstehen somit keine laufenden Personalnebenkosten, da die Kosten für Sozialversicherungsbeiträge, etc. als Selbständige von der virtuellen Assistenz getragen werden.
Kosten sparen
Für das Personalmanagement entstehen weniger Kosten, somit wird der Verwaltungsaufwand geringer. Dementsprechend erfolgt eine bessere Liquidität für das Unternehmen. Büroeinrichtung, Bürofläche und die notwendige Hardware wird von der virtuellen Assistenz selbst gestellt, da aus dem Homeoffice gearbeitet wird.
Kostenkontrolle
Sie entscheiden selbst welche Kosten nach vorherige Absprache anfallen, entsprechend dem zu Ihrer Verfügung stehenden Budget. Wie lange Sie den Einsatz Ihrer virtuellen Assistenz benötigen entscheiden Sie. Auch eine Pauschale ist verhandelbar.
Motivation
Zufriedene Kunden und eine „gute Weiterempfehlung“ ist sehr wichtig. Deshalb steigert das die Motivation. Es freut mich, wenn ich Sie mit der Arbeitsleistung sinnvoll und effektiv unterstützen kann. Eine virtuelle Assistenz lebt davon, zufriedenstellende Arbeit zu machen und die Kunden zu begeistern.
Flexible Arbeitszeiten, auf Ihr Unternehmen abgestimmt
Ein kurzfristiger oder langfristiger Einsatz ist möglich. Eine virtuelle Assistenz kann räumlich unabhängig jede Aufgabe übernehmen durch den Einsatz von modernen Kommunikationsmitteln. Auch bei krankheits- und urlaubsbedingtem Personalausfall, bei Auftragsspitzen oder Mehrarbeit durch neue Projekte kann eine virtuelle Assistenz helfen diese Engpässe zu überbrücken. Dies ist nach Absprache auch vor Ort im jeweiligen Unternehmen möglich. Eine Einarbeitung lässt sich hier auf das Wesentliche konzentrieren.
Stetige Fortbildung
Eine virtuelle Assistenz ist danach bestrebt sich immer auf dem „neuesten Stand“ zu halten und ist mit den geläufigen Regularien und notwendigen Vorschriften vertraut, da eine ständige interne Fortbildung erfolgt. Hier ist somit auch keine notwendige Schulung notwendig und es erspart Ihrem Unternehmen zudem weitere Kosten für die Fortbildung.
Virtuelle Assistenz als Teamplayer
Eine virtuelle Assistenz ist immer bestrebt nach den Unternehmenszielen des jeweiligen Unternehmens zu arbeiten und die Unternehmensziele und Werte zu beachten. Deshalb ist die Absprache und Korrespondenz mit den Unternehmen das Wichtigste.